Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä:
Holstin Dynamo ry
y-tunnus: 3224433–3
e-mail: hody.hallitus@gmail.com
Yhteyshenkilö:
Puheenjohtaja Mikko Jokilahti,
Huugontie 32,
40900 Säynätsalo
0451356364,
mikko.jokilahti@gmail.com
Rekisterin nimi:
Holstin Dynamo ry jäsenrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste:
Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella, jolloin lainmukainen käsittelyperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu, etenkin seuraaviin käsittelyn tarkoituksiin:
- Jäsenyyksien ylläpito
- Kilpailutoiminnan toteuttaminen
- Tulospalvelun ylläpito ja tilastojen julkaisu
- Sähköinen jäsenviestintä
- Analysointi ja tilastointi
- Asiakaspalvelun ja toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät, rekisterin tietosisältö
Seura käsittelee rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai
henkilötietojen ryhmiä: - yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
- rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus, nimimerkki, salasana ja muu mahdollinen
yksilöivä tunnus, - demografiatiedot, kuten ikä, sukupuoli ja äidinkieli,
- mahdolliset luvat ja suostumukset
- jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten, laskutus- ja maksutiedot, tuote- ja tilaustiedot, tieto
vanhempainvastuunkantajasta - ottelutilastot, kuten, ottelut, maalit, varoitukset ja muut ottelutapahtumaan liittyvät
tilastointitiedot - palkan- ja palkkionmaksuun liittyvät yksilöivät tiedot, kuten henkilötunnus
- seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut asiakkaan suostumuksella
kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva
Säännönmukaiset tietolähteet - jäseneltä itseltään suoraan järjestelmään, sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella,
mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla, - rekisterinkäsittelijän (pääkäyttäjä) tai toimihenkilön (ylläpitäjä) syöttäminä
- evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla
- lajiliittojen rekistereistä ja kilpailujärjestelmistä
Tietojen säilytysaika
Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä määriteltyjen henkilötietojen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös asiakassuhteen tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.
Henkilötietojen käsittelijät
Seuran työntekijät, toimihenkilöt tai seuran hallitus, joiden tehtävien toteuttamiseksi henkilötietojen käsittely on välttämätöntä, voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Henkilötietojen käsittelyä voidaan myös ulkoistaa kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti. Seura ei myy tai vuokraa rekisteröidyn henkilötietoja kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:
Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten
edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille
yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
Tähän jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityjä koskevia henkilötietoja voidaan heidän
suostumuksellaan syöttää suoraan Suomen Palloliiton Pelipaikka -rekisteriin. Viennin
tarkoituksena on urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi)
rekisteröinti ja hallinnointi Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton
noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta https://www.palloliitto.fi/tietosuoja/
Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Sivujen toteutuksessa on hyödynnetty teknistä tietosuojaa, jolla pyritään huolehtimaan, että syötetyt tiedot säilyvät muuttumattomina ja ovat saatavilla vain tietoon oikeutetuille. Rekisterin tietojenkäsittelyyn on käyttöoikeudet vain niillä rekisterinpitäjän henkilöstön jäsenillä,
joiden työtehtävien suorittaminen sitä edellyttää.
Henkilötietojen säilytysaika
Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen rekisteröiden tekemän ilmoittautumisen ja siihen liittyvän tapahtuman, laskutuksen tms. mahdollistamiseksi. Tiedot poistetaan, kun Rekisterinpitäjän määrittelemä edellä kuvatun tarpeen aiheuttama säilytysaika on kulunut.
Rekisterin henkilöryhmät sekä tietosisältö ja henkilötietoryhmät:
Henkilöryhmät, joiden tietoja voidaan käsitellä ovat Rekisterinpitäjän ilmoittautumislomakkeella tietonsa syöttäneitä tapahtumaan osallistujia, tilaajia, jäseniä tai muuten luvan antaneita. Rekisterissä voidaan käsitellä ilmoittautumislomakkeen käyttötarkoituksen mukaan erilaisia osallistumisen, tilauksen, jäsenyyden tai laskutuksen hoitamiseksi tarpeellisia tietoja, muun muassa ilmoittautuneen etu- ja sukunimi ja yhteystiedot. Rekisteröidyn itsensä syöttämät ilmoittautumistiedot saattavat sisältää mm. seuraavia tietoja: sähköposti, puhelinnumero, osoite, syntymäaika, allergiatiedot, laskutustiedot, Säännönmukaiset tietolähteet, Ilmoittautujan ilmoittamat tiedot.
Säännönmukaiset tietojen luovutukset:
Rekisteritietoja voidaan jakaa organisaation sisällä, sekä tapahtuman sidosryhmien kesken. Lisäksi rekisteritiedot siirretään määritellylle henkilötietojen käsittelijälle. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisterin suojauksen periaatteet:
Ilmoittautumisjärjestelmän käyttämät palvelimet sijaitsevat Suomessa. Tietoja säilytetään teknisesti hyvin suojattuina. Pääsy tietoihin vaatii riittävät oikeudet. Luvaton pääsy estetään myös mm. palomuurien ja teknisen suojautumisen avulla. Käyttäjiä sitoo vaitiolovelvollisuus.
Rekisteröidyn oikeudet:
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus muun muassa:
Pyytää Rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
Tarkastaa ja tarvittaessa saada korjattua tietoja, joita hänestä on rekisterissä. Pyyntö tulee suorittaa kirjallisena rekisterin pitäjälle. Rekisterin henkilöllä on oikeus muutoksiin niissä tiedoissa, jotka hänestä on kirjattu virheellisesti rekisteriin. Niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen. Tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä valvontaviranomaiselle. Rekisteritietoja koskevat pyynnöt/oikaisut/poistot pyydetään lähettämään sähköpostilla osoitteeseen hody.hallitus@gmail.com.
